Möglichkeiten der Business Telefonie
Die Telefonie hat sich für Unternehmen stark verändert. Es begann mit ISDN als die erfolgreiche Technik für Telefonie, doch mit der Entstehung von All-IP, Cloud und diversen Tools, entstanden neue und effizientere Möglichkeiten, die in der heutigen Zeit zum Einsatz kommen. Erfahren Sie, welche Möglichkeit Sie mit Voice over IP und Cloud-Telefonie haben und welche Vorteile sich für Sie ergeben.
1 Die Entstehung von Voice over IP
Gerade früher und auch heute wird noch in vielen Fällen ISDN als Übertragungstechnik für Telefongespräche eingesetzt. ISDN steht für Integrated Services Digital Network und hat die Funktion Sprache und Daten zu übertragen. Doch mit der Etablierung des Next Generation Network (kurz: NGN) erfolgt auch die Ablösung von ISDN durch eine andere, modernere Technik. Bei NGN handelt es sich um den Zusammenschluss von leitungsvermittelnden Netzen, wie das Telefonnetz und das Kabelfernsehernetz, in eine Infrastruktur auf Basis der Übertragung von Datenpaketen. Somit etablierte sich auch das SIP und SIP-Trunking im Sinne von All-IP.
Bisher wurde die Telefonie wie auch das Internet über verschiedene Leitungen übertragen und mit der Einführung von All-IP findet der gesamte Austausch der Daten über das Internet Protokoll (IP) statt. Dieses dient der Übertragung von Datenpaketen und daher kommt auch der Begriff Voice over IP. Damit die Sprache auch als Datenpaket übertragen werden kann, werden die eingehenden Signale in Datenpakete umgewandelt und verschlüsselt übertragen. Anschließend werden diese wieder in Sprachsignale umgewandelt, wodurch der Empfänger die Sprachsignale übermittelt bekommt.
2 Was bedeuten VoIP und SIP?
Bei VoIP und SIP handeln es sich um Protokolle, die für den Verbindungsaufbau und die Datenübertragung eingesetzt werden. VoIP steht für Voice over Internet Protocol und beschreibt die Übertragung von Sprache über das Internet Protocol. SIP ist das Session Initiation Protocol und ist für die Verbindungsanfrage/das Anwählen zuständig. Hier kommt ein SIP-Trunk zum Einsatz, der als Schnittstelle arbeitet und die Nutzung von mehreren Rufnummern in einem Unternehmen ermöglicht. Mittels SIP-Trunking und dem SIP-Protokoll werden die Gespräche auf- und abgebaut. Mit einem SIP-Trunk können Sie auch Ihre bestehende Telefonanlage weiterhin nutzen. Durch den Einsatz der Protokolle SIP und VoIP und einem SIP-Trunk wird zwischen dem Internet- und Telefonnetz vermittelt. Mithilfe von Adaptern oder Gateways können auch nicht SIP-fähige Telefonanlagen für die Nutzung von Voice over IP eingesetzt werden.
Die Technik von Voice over IP
Das SIP Protokoll übernimmt den Aufbau der Verbindungen mit einem SIP-Trunk über eine SIP-Adresse und fungiert als Schnittstelle zwischen dem Telefon und der jeweiligen Rufnummer. Hierfür läuft der SIP-Trunk auf einem Server, der mit der Trunking Funktion den Auf-und Abbau der Gespräche steuert. Der Aufbau eines Gespräches läuft über die SIP-Server der Teilnehmenden. Dieser Server erhält die eingegebenen Rufnummern, woraufhin der SIP-Server des Gesprächsteilnehmers benachrichtigt wird und diese Information an sein Endgerät (Telefon) weiterleitet.
Nach dem Aufbau des Gespräches beginnt das Voice over Internet Protocol und überträgt die Sprache. Diese wird mit Datenpaketen über das IP-Netzwerk versendet. Zusätzlich erhalten die Pakete Meta-Informationen wie den Empfänger, den Absender und den Status der Nachricht. Die Pakete werden bei dem Empfänger entschlüsselt, damit dieser die Nachricht des Senders sicher empfangen kann.
Der Gesprächsabbau erfolgt ähnlich wie der Aufbau eines Gespräches. Beim Auflegen der Gesprächsteilnehmer senden die eingesetzten Endgeräte Informationen an die SIP-Server weiter und das Endgerät erhält die Mitteilung, dass das Gespräch beendet wurde.
Damit Sie Voice over IP in ihrem Unternehmen einsetzen können, benötigen Sie:
- eine stabile Internetverbindung
- einen Anbieter für Voice over IP
- die erforderliche Hardware
Falls Sie alle Voraussetzungen erfüllen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten VoIP zu nutzen:
1. Computer
Mit einem Computer, der an das Internet angeschlossen ist, kann VoIP genutzt werden. Hierfür wird eine Softphone benötigt, das als Software auf dem PC installiert werden kann. Für die Telefonie über den Computer muss dieser über ein Mikrofon und einen Lautsprecher verfügen. Für eine bessere Sprachqualität wird ein Headset empfohlen.
2. IP-Telefon
Das IP-Telefon kann über einen Lan-Port am Router an das Internet angeschlossen werden. Es sieht aus wie ein klassisches Telefon, verfügt jedoch über eine andere Übertragungstechnik.
3. Analoges Telefon
Bei dieser Möglichkeit verwenden Sie wie bisher Ihr bereits eingesetztes ISDN-Telefon. Damit Sie VoIP nutzen können, ist ein ISDN-Telefon-Adapter erforderlich. Dieser stellt eine Verbindung zu einem DSL-Modem und dem Internet her. Die Funktion des Adapters ist die Umwandlung der Signale in digitale Datenpakete sowie digitale Datenpakete in Signale.
4. Smartphone
Die Nutzung von Voice over IP über das Smartphone setzt eine App voraus und erspart die Anschaffung eines IP-Telefons.
3 Vor- und Nachteile
Ein Vorteil von Voice over IP ist die Nutzung von nur einer Leitung, über die alle Dienste empfangen werden. Bisher wurden für die Telefonie und die Nutzung des Internets unterschiedliche Leitungen eingesetzt, doch durch VoIP können Telefongespräche ebenfalls über die Internetleitung übertragen werden. Durch diese Bündelung können Sie mehrere Dienste von einem Anbieter beziehen, wodurch Sie am Ende Kosten sparen können. Zusätzlich bietet VoIP deutlich mehr Funktionen als ISDN. Ein Beispiel ist die Einbindung in ein CRM-System, wodurch Sie Ihre Kund:innen direkt über Ihr CRM anrufen können und gleichzeitig auf alle relevanten Informationen zugreifen können.
Gerade im Home Office ist Voice over IP eine gute Möglichkeit, da Ihre Mitarbeiter:innen an keinen Standort gebunden sind. Dies führt auf die Technik von VoIP zurück, da Gespräche mit Datenpaketen über das Internet übertragen werden.
Neben den Vorteilen gibt es auch Nachteile, die bei VoIP zu berücksichtigen sind. Im Fall eines Stromausfalls wird der eingesetzte Router nicht mehr versorgt und es besteht keine Verbindung mehr zum Internet, wodurch Sie auch keine Gespräche führen können. Dies ist zwar ein eher unwahrscheinlich eintreffendes Szenario, jedoch möglich. Zu Beginn der Umstellung, gerade von ISDN auf Voice over IP fällt ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand an, der nach erfolgreicher Umstellung jedoch stark sinken wird.
4 Cloud-Telefonie und Meeting Softwares
Bei dem neuen Trend der Cloud-Telefonie handelt es sich um eine softwarebasierte Telefonie, bei der auch die Technik von VoIP zum Einsatz kommt. Meist befindet sich die virtuelle Telefonanlage inklusive der erforderlichen Hardware in einem Rechenzentrum Ihres Anbieters. Für den Einsatz der Cloud-Telefonie wird keine physische Telefonanlage benötigt, da die Funktionen direkt aus der Cloud abgerufen werden. Neben der klassischen Telefonie sind u.a. auch Videoanrufe, Chat-Funktionen und die Bildschirmteilung möglich.
Bei der Cloud-Telefonie spielt Sicherheit eine große Rolle. Doch meist führen Anbieter regelmäßig Wartungen und Aktualisierungen durch und stellen so einen hochverfügbaren Dienst zur Verfügung. Bezüglich des Themas Datenschutz agieren Sie 100 % DSGVO-konform, wenn sich das Rechenzentrum des Cloud-Telefonie-Anbieters in Deutschland befindet.
Neben der Möglichkeit der Cloud-Telefonie sind seit ca. 3 Jahren verstärkt zahlreiche Meeting-Softwares im Einsatz und gerade durch die Arbeit im Home Office sind diese besonders hilfreich. Bei diesen Tools handelt es sich beispielsweise um Zoom, Microsoft Teams und Skype. Mit diesen Tools können online Meetings und Telefonate mit Kolleg:innen und Kund:innen durchgeführt werden. Gemeinsam haben diese Tools, dass Videokonferenzen sowie Audioanrufe durchgeführt werden können. Zusätzlich gibt es viele weitere praktische Funktionen, wie das Teilen des eigenen Bildschirms, die Nutzung eines virtuellen Hintergrundes sowie eine Chat-Funktion und die Möglichkeit, Ton und Video jederzeit zu deaktivieren.
5 Umstieg auf Voice over IP und Co.
Der Umstieg von ISDN und der Einsatz einer klassischen Telefonanlage lohnt sich für Unternehmen aller Art. Zu Beginn entsteht ein höherer Verwaltungsaufwand, doch nach erfolgreicher Umstellung kann die Nutzung mit deutlich geringerer Verwaltung erfolgen. Neben diesem Aspekt spielt auch der Einsatz der Technik eine entscheidende Rolle. Da Datenpakete über das Internet Protocol übertragen werden und in jedem Unternehmen das Internet zentral für das Arbeiten ist, lohnt es sich in jedem Fall, Internet und Telefonie mit der gleichen Technik zu übertragen.
Zudem können bis zu 80 % der Kosten nach dem Umstieg auf Voice over IP und Cloud-Telefonie eingespart werden.
