Business Telefonanlage: Cloud vs. On-Premises

Bei der Auswahl der passenden Telefonanlage stehen Unternehmen vor der Entscheidung zwischen Cloud-Telefonie und einer On-Premises-Lösung. Während traditionelle Systeme ihre Vorteile haben, bietet die Cloud-Telefonie eine verbesserte Skalierbarkeit, die den Arbeitsalltag erleichtert. Mit Funktionen wie einfachen Integrationen und verschiedenen Rufnummern für Teams und Mitarbeitenden bietet auch eine Cloud-Telefonanlage einige Vorteile. Für Unternehmen ist eine effiziente Telefonanlage entscheidend, da diese einen direkten Einfluss auf die Zusammenarbeit mit Kund:innen hat. Doch wie unterscheiden sich die Lösungen und wo liegen die Vor-und Nachteile?

Cloud-Telefonie ist ein Typ des Unified Communications as a Service (UCaaS), der mithilfe der Cloud die Sprachkommunikation ermöglicht. Hierfür wird die Telefonanlage durch eine virtuelle Telefonanlage ersetzt, die über das Internet gehostet wird. Die Nutzung von Cloud-basierten Telefonanlagen ermöglicht Unternehmen eine hohe Flexibilität sowie eine zentrale Datenhaltung. Die Verwaltung der Telekommunikationsinfrastruktur erfolgt in der Regel durch den Serviceanbieter. Die Vorzüge dieser Variante sind ein skalierbares Abrechnungsmodell sowie geringere Wartungsanforderungen auf Seiten des Unternehmens. Durch den Zugriff über das Internet wird eine ortsunabhängige Nutzung ermöglicht. Die erforderlichen Sicherheitsmechanismen und Updates werden vom jeweiligen Anbieter durchgeführt.

Cloud-Telefonie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneinsparungen durch den Wegfall von teurer Hardware wie PBX-Systemen. Unternehmen zahlen meist nur für die tatsächlich genutzten Dienste und Nutzer, wodurch die laufenden Kosten reduziert werden. Auch hohe Wartungs- und Aktualisierungskosten entfallen.

Mit dem Einsatz von Cloud-Telefonanlagen können einfach Nutzer und Dienste hinzugefügt oder entfernt werden, um den Service flexibel an Geschäftsanforderungen anzupassen. Dies macht die Cloud-Telefonie besonders geeignet für wachsende Unternehmen sowie Branchen mit saisonalen Schwankungen. Durch die flexible Anpassung der Infrastruktur können Unternehmen ihre Kommunikationslösungen jederzeit auf ihre aktuellen Anforderungen ausrichten.

Die Flexibilität und Mobilität, die Cloud-Telefonie bietet, verändert die Arbeitsweise. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, solange eine Internetverbindung vorhanden ist - sei es im Homeoffice oder unterwegs. Diese Flexibilität ermöglicht die Beschäftigung von Mitarbeitenden unabhängig von ihrem Standort. 

Herausforderungen der Cloud-Telefonie

Die Cloud-Telefonie bietet viele Vorteile, ist jedoch auch stark von einer stabilen und leistungsstarken Internetverbindung abhängig. In Regionen mit limitierter oder unzuverlässiger Internetanbindung können daher Unterbrechungen und Probleme auftreten. Auch die Sicherheit und der Datenschutz sind bei der Nutzung von Cloud-Telefonie sicherzustellen. Da Daten über das Internet übertragen werden, bestehen potenzielle Sicherheitsrisiken, die Unternehmen berücksichtigen müssen. Zum Schutz der Daten sind Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, damit die Vertraulichkeit der Unternehmensdaten gewährleistet ist. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselungsstandards und klare Datenschutzrichtlinien. 

Mit der Umstellung auf Cloud-Telefonie kann auch ein gewisser Kontrollverlust entstehen, da Unternehmen weniger direkte Kontrolle über die Infrastruktur haben und stattdessen auf den Anbieter und dessen Servicequalität angewiesen sind. 

On-Premises Telefonanlagen sind Telefonie-Systeme, die physisch innerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens installiert und verwaltet werden. Diese Systeme sind oft als Private Branch Exchange (PBX) bekannt und bieten Funktionen für die interne und externe Kommunikation. Sie können entweder traditionelle analoge Telefonleitungen, digitale Leitungen über ISDN oder internetbasierte VoIP-Lösungen nutzen. Diese Variante erlaubt eine vollständige Kontrolle und Anpassbarkeit an spezifische Anforderungen. Hochgradig individuelle Konfigurationen sind möglich, ebenso wie eine tiefer gehende Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Allerdings erfordert dieses Modell eigene IT-Expertise für die Installation, Wartung und Aktualisierung des Systems. Hinzu kommen initiale Investitionskosten für die Hard- und Software.

On-Premises-Telefonanlagen bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sie in vielen Situationen zur bevorzugten Lösung machen. Ein wesentlicher Pluspunkt ist die Kontrolle und Anpassungsmöglichkeit. Sie haben die volle Kontrolle über ihre Telefonanlage und können sie nach ihren spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen anpassen, ohne von einem externen Anbieter abhängig zu sein.

In Bezug auf die Sicherheit liegt der Vorteil einer On-Premises-Lösung in der Datenverarbeitung, da diese innerhalb des Unternehmens erfolgt. Dies ist insbesondere für Firmen mit strengen Datenschutzrichtlinien von Vorteil, da sie so ein höheres Maß an Kontrolle über ihre sensiblen Daten behalten.

Die Anschaffung einer physischen Telefonanlage stellt eine einmalige Investition dar. Trotz möglicher hoher Anfangsinvestitionen in die Anschaffung und Einrichtung der Telefonanlage handelt es sich meist um eine einmalige Ausgabe mit potenziell niedrigeren langfristigen Betriebskosten.

Herausforderungen von On-Premises Telefonanlagen

Verwalten Unternehmen ihre eigenen Telefonanlagen, sind sie selbst für die Wartung, Aktualisierungen und Reparaturen verantwortlich, was ein internes technisches Know-how erfordert. Dies kann eine zusätzliche Anforderung an das Personal und die Ressourcen darstellen. Auch die Skalierbarkeit von On-Premises-Telefonanlagen ist begrenzt. Sowohl das Hinzufügen als auch das Entfernen von Benutzern oder Diensten kann komplex und kostenintensiv sein, da zusätzliche Hardware oder Lizenzen benötigt werden. Die Installation erfordert auch physischen Platz sowie spezifische Klimatisierungsanforderungen, damit die Anlage effizient betrieben werden kann. 

Cloud-Telefonie

1. KMUs und Start-ups: Kleine bis mittlere Unternehmen profitieren von der geringeren Anfangsinvestition und der Skalierbarkeit der Cloud-Telefonie, die mit ihrem Wachstum Schritt hält.
2. Unternehmen mit dezentralen Strukturen: Firmen mit vielen Standorten, Remote-Mitarbeitenden oder einem mobilen Vertriebsteam profitieren von der Ortsunabhängigkeit.
3. Unternehmen mit dynamischem Wachstum: Firmen, die schnell skalieren müssen, können mit Cloud-Systemen unkompliziert Nutzer und Funktionen hinzufügen oder entfernen.
4. Firmen, die wenig IT-Ressourcen haben: Kleinere Unternehmen ohne eigenes IT-Personal können externe Wartungen und technischen Support in Anspruch nehmen.

On-Premises Telefonanlage

1. Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen: Unternehmen in Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen oder Regierungssektor, die strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben haben, könnten die Kontrolle einer On-Premises-Lösung bevorzugen.
2. Unternehmen in Gegenden mit unzuverlässiger Internetverbindung: Dort, wo die Internet-Infrastruktur nicht ausreichend ausgebaut oder stabil ist, ist eine lokale Telefonanlage zuverlässiger.
3. Unternehmen, die eine maßgeschneiderte Telefonie-Lösung benötigen: Wenn spezielle Integrationen oder Anpassungen erforderlich sind, kann eine On-Premises-Lösung die benötigte Flexibilität bieten.

Bei der Implementierung einer Telefonanlage gibt es hauptsächlich zwei Optionen: Cloud-basierte Telefonanlagen oder die On-Premises-Variante. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, und die Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab wie Kosten, Skalierbarkeit, Kontrolle, Sicherheit und Geschäftsanforderungen. Zusätzliche Faktoren sind u. a. Unternehmensgröße, Wachstumsperspektiven, intern verfügbare IT-Ressourcen und spezifische Sicherheitsanforderungen. Bei TelemaxX beraten wir Sie eingehend zu diesen Aspekten und unterstützen Sie dabei, eine Telefonanlage zu wählen, die exakt auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt ist.

TelemaxX steht für eine sorgfältige, bedarfsorientierte und strategische Planung Ihrer Telekommunikationsinfrastruktur.

Begleitend zu On-Premises-Lösungen bieten wir professionelle Services, die von der Planung und Einrichtung bis hin zum fortlaufenden Betrieb der Infrastruktur reichen. Die Basis bietet unsere hochverfügbare, redundante Glasfaserinfrastruktur, die eine optimale Vernetzung und geringste Latenzen garantiert.